Hammer & Hanborgs personvernerklæring

Personvernerklæringen gjelder alle selskap tilknyttet Hammer & Hanborg-konsernet (Hammer & Hanborg AB, Hammer & Hanborg Sverige AB, Hammer & Hanborg AS). Hammer & Hanborg (H&H) har drevet virksomhet innenfor rekruttering og konsulentutleie siden 1994, og behandler en rekke personopplysninger. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med rekrutteringsprosesser, konsulentutleie og i forbindelse med øvrige tjenester. Nedenfor beskriver vi hvordan og med hvilket formål vi behandler personopplysninger.

1. Informasjonskapsler/cookies

Informasjonskapsler, eller cookies, er små tekstfiler som lagres på din datamaskin, telefon eller nettbrett når du besøker en nettside. Det er informasjonskapslene som gjør at nettstedet husker innstillinger som for eksempel språk, brukernavn eller tekststørrelse i en viss tid. Informasjonskapslene er til for å gjøre det enklere for deg å slippe å gjenta innstillinger hver gang du besøker en nettside, eller blar mellom sider. Vi bruker funksjons- og prestasjonscookies, men ingen cookies som lagrer dine personopplysninger. Du kan selv slette informasjonskapsler når du vil ved å gå inn på innstillingene i din nettleser. Du kan endre innstillingene dine når som helst ved å klikke på det lille ikonet nederst til venstre på nettsiden. I denne finner du fullstendig informasjon om hvordan og hvilke informasjonskapsler vi samler inn.

Hvis du vil vite mer om informasjonskapsler generelt, kan lese mer om hva informasjonskapsler er og hvordan de fungerer på nkom.no.

2. Google Analytics

Vi benytter Google Analytics slik at vi kan videreutvikle og forbedre tjenestene våre gjennom å forstå hvordan de anvendes.

3. Kontaktperson hos potensiell kunde

For å kunne kontakte deg som potensiell kundekontakt angående våre tjenester og markedsføringsaktiviteter, samler H&H inn dine personopplysninger. Disse samles enten inn via interne nettverk eller fra tredjeparter, som offentlige registre eller sosiale medier, og lagres i vårt forretningssystem med sikte på å etablere et forretningsforhold med deg og invitere deg til markedsføringsaktiviteter.

Vår interesse av innsamlingen av disse personopplysningene er for å kunne opprettholde og vedlikeholde forretningsforbindelser. Vi har som rutine at hver ansatt som tar kontakt med deg via telefon eller digitale kanaler – og der du har vist interesse for å skape et videre forhold til oss under samtalen – følges opp med en e-postmelding med en lenke til denne policyen.

Vi bruker også kontaktdetaljene for å invitere deg til relevante arrangementer og for e-postmarkedsføring for å kunne holde deg oppdatert om H&H og våre tjenester. Vi prøver alltid å begrense utsendelser til det som anses som relevant for deg i din yrkesrolle. For hver utsendelse vil du få mulighet til å melde deg av. Vennligst les mer nedenfor.

3.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?

• For- og etternavn
• Eksisterende arbeidsgiver
• Kontaktdetaljer som e-postadresse, telefonnummer, tittel og adressen til arbeidsplassen
• Evt. informasjon om tidligere arbeidsgiver (dersom du har vært kunde tidligere)
• Land
• IP-adresse
• Korrespondanse og oppsummeringer av telefonsamtaler mellom deg og H&H

3.2 Sletting

Vi behandler dine personopplysninger inntil de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle ett bestemt formål, eller til du ikke lenger vil være registrert hos oss. Vil du ikke være registrert hos oss, sletter vi deg med en gang. Personopplysninger som er blitt utdaterte, f.eks. på grunn av pensjonering eller avsluttet forretningsforhold, slettes så snart vi mottar informasjon om dette. Dataene vil også bli slettet uten unødig forsinkelse på forespørsel.

H&H gjennomfører dessuten rutinemessig sletting av kontaktinformasjon som ikke lengre oppfyller sitt formål.

3.3 Dine rettigheter

Det er viktig for oss at du kjenner til dine rettigheter. Les mer lengre ned.

4. Kontaktperson hos eksisterende kunde

For å opprettholde forretningsforbindelser med våre kunder, og for å levere på oppdrag, vil H&H sitte med personlig informasjon. Vi har enten samlet inn dine personlige opplysninger i forbindelse med et oppdrag, eller at vi er i forhandlinger om et oppdrag (i henhold til det juridiske grunnlaget i avtalen). Vi bruker også kontaktinformasjonen til å invitere deg til relevante arrangementer og e-postmarkedsfører for å holde deg informert om H&H og våre tjenester. For hver mail som blir sendt, vil det være mulig å avregistrere seg.

4.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?

• For- og etternavn
• Eksisterende arbeidsgiver
• Kontaktdetaljer som e-postadresse, telefonnummer, tittel og adresse til arbeidsplassen
• Ordrehistorikk
• Evt. informasjon om tidligere arbeidsgiver (dersom du har vært kunde tidligere)
• Korrespondanse og oppsummeringer av telefonsamtaler mellom deg og H&H
• Land
• IP-adresse

4.2 Sletting

Vi behandler dine personlige opplysninger inntil de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle ovennevnte formål, eller til du ikke lenger er registrert hos oss. I så fall sletter vi informasjonen raskt. Personlige data som er utdatert, for eksempel på grunn av pensjonering eller avsluttet oppdrag, slettes det med engang vi får beskjed. Vil du bli slettet, sletter vi deg med en gang. H&H gjennomfører dessuten rutinemessig sletting av kontaktinformasjon som ikke lengre oppfyller sitt formål.

4.3 Dine rettigheter

Det er viktig for oss at du kjenner til dine rettigheter. Les mer lengre ned.

5. Referanser

Hammer & Hanborg er i kontakt med mange referansepersoner hvert år i forbindelse med gjennomføring av rekrutteringsprosesser og konsulentoppdrag på vegne av våre kunder. Kandidatene som er i sluttprosessen, vil i de aller fleste tilfeller oppgi sine referansepersoner til oss. Når dette skjer er kandidaten ansvarlig for å informere referansepersonen om at kontaktinformasjonen blir formidlet til oss i H&H. Behandling av dine personopplysninger som referanseperson baseres på en interesseavveining for å hjelpe enkeltpersoner videre i karrieren. Referansesjekk gjennomføres i verktøyet Refapp. Vi oppsummerer alle referansesamtaler og sender et utdrag i en rapport, som kommuniseres til kunden, muntlig eller skriftlig.

5.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?

• For- og etternavn
• Kontaktinformasjon som e-postadresse, telefonnummer, tittel og arbeidsplass
• IP-adresse

5.2 Sletting

Vi sletter dokumentasjon løpende i våre rekrutteringsprosesser, og referanserapporten lagres opp til tre år. Dette skjer i tilfelle diskrimineringstvister.

6. Hvordan jobber Hammer & Hanborg med søk?

H&H er stadig på jakt etter talenter, selv om de ikke aktivt har søkt på en stilling gjennom oss. Rutinen vår er at alle H&H-ansatte som kontakter en potensiell kandidat via telefon eller en digital plattform, vil henvise de til vår nettside for registrering. Når en kandidat registrerer seg i vår database, inngår kandidaten en personvernavtale med oss.

Når vi har samlet inn personopplysninger om en potensiell kandidat, tar vi alltid kontakt innen 30 dager og gir kandidaten mulighet til å registrere sine data via vår nettside/kandidatplattform hvor vi inngår en gjensidig avtale. Hvis en kandidat ikke har interesse av å ha ytterligere kontakt med H&H når prosessen er avsluttet sletter vi alle innsamlede data umiddelbart.

Dersom en kandidat ikke ønsker å registrere sine personlige opplysninger gjennom vår nettside, men fortsatt ønsker å være med i utvalget av den aktuelle stillingen, beholder vi kun dataene for den daværende prosessen. Dataene behandles deretter i henhold til våre rutiner for andre kandidater, det vil si med henvisning til vår kandidatplattform. Når vi kontakter kandidaten for første gang, vil vi alltid sende en lenke til vår personvernserklæring. Behandlingen støttes av H&Hs legitime interesse i å samle inn og behandle data om potensielle kandidater. H&H har gjort vurderingen at fordelene med behandlingen veier tyngre enn din interesse av å ikke bruke informasjonen i forbindelse med rekrutteringen.

Under arbeidet med søk jobber vi hovedsakelig med LinkedIn Recruiter Professional. Ingen profiler lagres lokalt, men alt er samlet i et prosjekt på LinkedIns plattform. Vi har gjort vurderingen at det også her er en berettiget interesse med behandlingen for at H&H samler inn opplysninger om potensielle kandidater som veier tyngre enn din interesse av at opplysningene ikke brukes i rekrutteringen.

Andre detaljer om potensielle kandidater lagres i maksimalt 30 dager dersom personen ikke har gitt tillatelse til å lagre dataene lenger.

7. Hvordan behandler vi bilder ved arrangementer og aktiviteter?

Vi inviterer deg til mange arrangementer/workshops og ønsker å presentere, og markedsføre/informere om hendelsene vi har. Workshops er en stor del av vårt arbeid for å gi inspirasjon til fremtidens arbeidsliv. Vi er klar over at bilder samt video/lyd er en personlig opplysning, og derfor informerer vi om at folk kan bli tatt bilde av, eller bli tatt opp på lydopptak. Denne informasjonen finner du i invitasjonen, og i all markedsføring i de sosiale kanalene. H&H har foretatt vurderingen at det er en berettiget interesse i behandlingen for at H&H skal kunne publisere minglebilder fra arrangementer som veier tyngre enn din interesse for at opplysningene ikke brukes til dette formålet.

Om denne informasjonen ved tilfellet mangler eller du ønsker å utelates fra behandlingen, har du rett til å avstå og vi er ansvarlige for å fjerne bildet/videoen/lydopptaket. Dersom du ønsker å få noe slettet, send en epost til: infonorge@hammerhanborg.com.

8. Direkte markedsføring

Du har rett til å motstå bruken av dine personopplysninger for direkte markedsføring i henhold til rettslig grunnlag av interesseavveiningen. Direkte markedsføring refererer til digitale utsendelser, e-post og tekstmeldinger. Dette gjør du ved å avregistrere deg, såkalte opt-out. Da vil du slettes fra våre adresselister. Vi har oppdatert informasjonen i våre utsendelser, f.eks. jobbmailer, for å tydeliggjøre hvordan avmelding gjennomføres.

9. Kandidater som registrerer seg i vårt system

Vår rutine er at hver H&H-ansatt som kontakter en potensiell kandidat via telefon eller digital kanal, alltid refererer til vår nettbaserte kandidatplattform. Når du som kandidat registrerer dine opplysninger via vår nettside/kandidatplattform, inngår vi en gjensidig avtale mellom oss og den registrerte for å kunne tilby deg potensielle karrieremuligheter.

Registrerer du deg blir du søkbar for oss i H&H til både annonserte og ikke-annonserte stillinger. Du kan enten søke på annonserte stillinger selv via vår nettside, eller så kan du bli kontaktet av oss for å godkjenne at du vil ta del av prosesser for både annonserte og ikke-annonserte stillinger.

9.1 Hvilke personopplysninger behandles?

Du som kandidat registrerer selv dine personopplysninger via vår kandidatplattform. Vi har et kortere skjema der du fyller i kontaktopplysninger og ønsket arbeidssted. Du kan komplettere din registrering med en CV og/eller en søknad.

Utover dine preferanser (som invitasjoner til events o.l.) kommer H&H ikke til å samle inn eller behandle sensitive personopplysninger (som medlemskap i fagforening, politiske ståsted, seksuell legning eller religiøs tilhørighet) eller opplysninger som ikke har relevans for rekruttering og/eller konsulentutleie. Det er derfor viktig at du som kandidat ikke oppgir sensitive personopplysninger eller opplysninger som ikke er relevante for stillingene du søker på.

9.2 Behandling av personnummer

Behandling av personnummer kommer kun til å skje ved eventuell bakgrunnskontroll. Du som kandidat bør aldri oppgi ditt personnummer i din CV, søknad eller øvrig i din profil hos oss. Om det skal gjennomføres bakgrunnskontroll i en rekrutteringsprosess vil du bli informert, og du samtykker da til at vi behandler personnummeret ditt.

9.3 Hvilke personopplysninger kan bli behandlet når du er kandidat hos oss?

• For- og etternavn
• Kontaktopplysninger som e-postadresse, telefonnummer og bostedsadresse
• Tidligere arbeidserfaring og utdanning/kurs
• Intervjunotater
  • Videoopptak av evt. intervju med H&Hs rekrutteringskonsulent og transkribering av intervjuet som vi kun bruker til internt bruk
• Testresultat fra testverktøy som brukes i utvalgsarbeid
• Informasjon om hvordan du har interagert med oss
• Tilbakemeldinger fra referansepersoner
• IP-adresser
• URL-er for eksempel LinkedIn profilen din
• Dokumenter som du selv har lastet opp i vår plattform via vår nettside

9.4 Formål

Formålet med å samle inn dine personopplysninger er at Hammer & Hanborg skal kunne opprettholde en relasjon med deg som kandidat for å kunne tilby deg potensielle, relevante karrieremuligheter gjennom rekruttering og/eller konsulentoppdrag. Vi kan også bruke kontaktinformasjonen din til å invitere deg til arrangementer og seminarer, og delta i undersøkelser. For hver utsendelse vil du få mulighet til å melde deg av.

9.5 Deling av personopplysninger med kunder

Personopplysninger som Hammer & Hanborg behandler for deg som kandidat kan deles med kunden i en rekrutteringsprosess. Av hensyn til ditt personvern, sender vi aldri din profil til kunden uten å ha hatt en dialog med deg først, og du har utvist interesse for den aktuelle stillingen. Testresultat fra testleverandør kan deles med kunden for de oppdrag du er aktuell for.

9.6 Overføring til ekstern leverandør

I noen prosesser gjennomfører du som kandidat eksempelvis personlighets- og/eller evnetester som leveres av en ekstern leverandør. Dine personopplysninger kan komme til å overføres og behandles av leverandøren slik at du kan gjennomføre slike tester. Den behandlingen har du godkjent ved å registrere dine opplysninger via vår kandidatplattform samt ved at du vil ta del av den aktuelle rekrutteringsprosessen.

9.7 Dine referanser

I rekrutteringsprosessen kan vi be deg om å oppgi referanser til oss. Du er ansvarlig for å informere referansene om at deres personopplysninger har blitt oppgitt til oss. Vi tar aldri referanser fra andre referansepersoner enn de som du selv har oppgitt til oss.

9.8 Sletting

H&H lagrer dine personopplysninger for fremtidige karrieremuligheter. Opplysninger som er relevante for enkelte rekrutterings- og/eller konsulentutleieprosesser, som intervjunotater og opplysninger fra referanser, lagres kun så lenge de er nødvendige for prosessen og deretter i inntil tre år etter avsluttet rekrutterings- og/eller konsulentutleieprosess. Dette for at vi skal kunne ivareta vår rett ved eventuell diskrimineringstvist. Vi rydder også regelmessig i vår kandidatbase for at den skal være oppdatert og relevant.

9.9 Nyhetsbrev med ledige stillinger

Våre nyhetsbrev med aktuelle, pågående rekrutteringsoppdrag er ikke knyttet til din profil eller dine personopplysninger i vår kandidatplattform. Du kan når som helst avmelde deg som abonnent på våre nyhetsbrev. Dersom du avregistrerer deg fra nyhetsbrev, blir du ikke automatisk fjernet fra vår kandidatbase. Ønsker du å slette dine personopplysninger fra vår kandidatbase, henviser vi til «Retten til å bli slettet».

9.10 Dine rettigheter som registrert

Det er viktig for oss at du kjenner til de rettigheter du har som individ.

9.11 Retten til innsyn

Du har rett til å ta del av de opplysninger som vi har registrert om deg i vår kandidatdatabase. Om du ønsker å vite hvilke opplysninger vi har registrert hos oss, kan du gå til Data & Personvern. Der får du tilgang til dine personopplysninger i elektronisk format.

9.12 Retten til å endre

Du har rett til å rette eller slette opplysninger om deg når de er feilaktige, mangelfulle eller unødvendige. De opplysninger som du selv har oppgitt via vår nettside/ kandidatplattform kan du selv endre ved å logge inn i plattformen. Der har du også mulighet til å slette tidligere opplastede dokumenter, som CV og søknad. Du har også rett til å komplettere mangelfulle opplysninger. Send det du ønsker å endre på til infonorge@hammerhanborg.com.

9.13 Retten til å bli slettet

Du har rett til å be om å få slettet de personopplysninger som vi behandler om deg. I tilfeller der det finnes juridiske forpliktelser som hindrer at H&H umiddelbart kan slette visse personopplysninger, kan vi nekte din anmodning om sletting. Slike juridiske forpliktelser finnes for eksempel i regnskapslover. Det er også mulig at fremtidig behandling er nødvendig for å opprette, utøve eller forsvare oss mot rettslige krav. Om du ønsker at dine opplysninger skal slettes, gå til Data & Personvern.

Dersom det ikke finnes juridiske forpliktelser som hindrer oss fra å slette dine opplysninger, vil de slettes snarest og senest i løpet av 30 dager. Du vil bli informert om at sletting er gjennomført.

9.14 Retten til dataportabilitet

I de tilfeller der H&Hs behandling av personopplysninger er avtalefestet har du rett til å anmode at de opplysninger som berører deg, og som du har levert til Hammer & Hanborg, overføres til en annen personopplysningsansvarlig. En forutsetning for dette er dog at overføringen er teknisk mulig og at den kan skje automatisert. Data & Personvern.

9.15 Retten til å klage

Om du anser at H&H behandler dine personopplysninger i strid med reglene, kan du utover å kontakte oss på DPO@jurek.se, klage til Datatilsynet.

9.16 Sikkerhet

H&H har som mål om kun å behandle dine personopplysninger innenfor EU/EØS der våre IT-systemer finnes. H&H har gjennomført sikkerhetstiltak for å påse at behandlingen av personopplysninger skjer på en sikker måte og for å beskytte personopplysningene mot ulovlig innsyn, uautorisert behandling og misbruk. Tilgangen til systemene der personopplysningene lagres er begrenset til ansatte og leverandører som trenger tilgang til opplysningene for å kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver. Alle ansatte er dessuten informert om viktigheten av at sikkerheten opprettholdes gjennom interne rutiner som regulerer bruk av passord og arbeid som skjer utenfor kontoret og i utlandet.

H&H overvåker også kontinuerlig systemene for å oppdage eventuelle svakheter og for å beskytte dine personopplysninger.

10. Dine rettigheter som registrert

Det er viktig for oss at du kjenner til dine rettigheter. Les videre nedenfor og under punkt 9.

10.1 Retten til tilgang

Du har rett til å se og endre informasjonen vi har registrert om deg i vår kandidatdatabase. Hvis du vil vite hvilken informasjon vi har registrert hos oss, kan du sende oss en e-post på infonorge@hammerhanborg.com for å få tilgang og innsyn til informasjonen som er registrert på din profil i elektronisk form.

10.2 Retten til å endre

Du har rett til å endre feil personopplysninger. Informasjonen du har gitt oss, via vår nettside og kandidatplattform, har du muligheten til å rette eller endre, ved å logge deg inn i vår kandidatplattform. Der har du også mulighet til å slette tidligere opplastede dokumenter som CV, og personlige søknader. Du kan også fullføre ufullstendig informasjon ved å sende oss tilleggsinformasjon. Send inn din endring til: infonorge@hammerhanborg.com.

10.3 Retten til å bli slettet

Du har rett til å be oss slette dine personlige opplysninger som vi behandler. I tilfeller der det foreligger juridiske forpliktelser som hindrer H&H fra umiddelbart å slette visse personopplysninger, kan vi nekte din forespørsel om sletting. Disse forpliktelsene eksisterer for eksempel i regnskapslover. Hvis du vil at dataene dine slettes, send en epost til infonorge@hammerhanborg.com. Hvis ingen lovlige forpliktelser hindrer oss fra å slette informasjonen, blir de slettet umiddelbart og senest innen 30 dager, og vi vil informere deg i henhold til dette.

10.4 Retten til å sende en klage

Dersom du mener at H&H behandler dine personlige opplysninger feil, kan du, i tillegg til å kontakte oss via DPO@jurek.se, sende inn en klage til Datatilsynet.

11. Sikkerhet

H&H har tatt i bruk sikkerhetstiltak for å sikre at behandling av personopplysninger gjøres trygt, og for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, uautorisert bruk og misbruk. Tilgang til systemene der personopplysninger er lagret, er begrenset til de ansatte og tjenesteleverandørene, som trenger tilgang til opplysningene for å kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver. Alle ansatte er også informert om viktigheten av sikkerheten til personopplysninger, gjennom interne rutiner som regulerer bruk av passord, og arbeid utført utenfor kontoret og utlandet.

Vi bestreber alltid at dine personopplysninger ikke lagres eller håndteres utenfor EU/EØS. Noen ganger kan det imidlertid hende at dataene dine må overføres eller håndteres av våre leverandører/partnere i land som Sverige eller USA. I slike tilfeller anvender vi enten vedtak om tilstrekkelig beskyttelsesnivå i henhold til artikkel 45 i personopplysningsloven eller passende beskyttelsestiltak i henhold til artikkel 46 i personopplysningsloven, slik som EU-kommisjonens standard kontraktsbestemmelser.

Når dataene dine overføres eller behandles utenfor EU/EØS, iverksetter vi tilstrekkelige sikkerhetstiltak, inkludert Standard Contractual Clauses (SCC), kontraktsmessige, organisatoriske og/eller tekniske sikkerhetstiltak. Dette sikrer at dataene dine behandles på en måte som oppfyller gjeldende juridiske krav til beskyttelsesnivåer.

Hvis du ønsker mer informasjon om tiltakene vi tar for å beskytte dataene dine eller om hvor dataene dine er tilgjengelige, vennligst kontakt oss på infonorge@hammerhanborg.com.

I tillegg overvåker H&H kontinuerlig våre systemer for å oppdage sårbarheter og for å beskytte dine personlige opplysninger.

12. Spørsmål om personvernsreglene

Har du ytterligere spørsmål er du velkommen til å kontakte vår personvernombud på e-postadressen DPO@jurek.se.